Văn phòng đại diện có con dấu riêng và có giấy chứng nhận hoạt động riêng để phục vụ các hoạt động nội bộ của văn phòng đại diện. Mặt khác, văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh các ngành nghề có trong đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, vì vậy mà văn phòng đại diện cũng không phải chịu các nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật. Khác với địa điểm kinh doanh chỉ được thành lập trong phạm vi tỉnh cùng trụ sở chính với công ty mẹ thì văn phòng đại diện có thể thành lập trong cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với địa chỉ chính của công ty mẹ.
Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Nội dung của thông báo bao gồm:
Mã số doanh nghiệp;
Tên và địa chỉ trụ sở chính của công ty;
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập:
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:
Trụ sở văn phòng đại diện: phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:
• Hợp đồng thuê văn phòng,
• Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của công ty
• Thông tin họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh;
Thời hạn hoàn thành thủ tục cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện
03 – 05 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận.
Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện
Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định và nhận kết quả tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.
Công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia doanh nghiệp về văn phòng đại diện
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
